Trabajar de forma remota tiene muchos beneficios. Nos permite realizar tareas desde cualquier parte del mundo, ayuda a minimizar los viajes largos y puede fomentar la creatividad. Pero administrar un equipo remoto es diferente a gestionar uno estando también apartados de la oficina. Si queremos que nuestro equipo remoto tenga éxito, aquí hay algunos aspectos que debemos saber sobre la creación de un entorno de colaboración para nuestros equipos.
Para gestionar un equipo remoto con éxito, debemos fomentar la colaboración y la comunicación.
- Comunicación: dejar claras las expectativas con nuestros equipos y generar confianza con ellos a través de una comunicación abierta y honesta. Debemos establecer objetivos para el equipo y pedir retroalimentación periódicamente.
- Crear un entorno de trabajo colaborativo: los equipos remotos pueden ser más productivos cuando trabajan juntos en un proyecto en un entorno colaborativo. Es importante que cada miembro del equipo sienta que su voz está siendo escuchada y que él o ella está contribuyendo al proyecto. Esto ayudará a evitar que se desarrollen sentimientos de aislamiento en el equipo.
- Fomentar la comunicación no verbal: en cualquier entorno laboral, los empleados remotos no siempre pueden tener acceso a sus compañeros de trabajo en persona. Esto puede dificultar la comunicación verbal manteniéndola a través de chats de ida y vuelta. Es por eso por lo que es importante fomentar las herramientas de comunicación no verbal en videoconferencias, Zoom, Teams, Meet etc., para que las personas remotas se sientan conectados entre sí incluso cuando no están físicamente juntas.
- Flexibilidad: al administrar un equipo remoto, debemos ser flexibles sobre cuándo las personas realizan el trabajo y con qué frecuencia actualizan su progreso, especialmente si tiene personas que trabajan desde diferentes zonas horarias.
- Dar crédito donde hay que hacerlo: si desea que los miembros de su equipo colaboren bien entre sí, asignemos responsabilidades claras, y una vez cumplidas, es importante dar los reconocimientos y agradecimientos necesarios para mantener a los equipos motivados.
Es decir, en términos sencillos y claros…
- Establezcamos metas y objetivos
- Tengamos un plan de comunicación
- Mantengamos al equipo conectado entre sí
- Creemos una cultura unificada, sin diferencias entre presentes y remotos
- Tengamos unas rutinas para reuniones remotas con herramientas como Zoom, Teams o Meet
- Fomentemos el uso de herramientas de colaboración como Slack, Trello o Notion
- Seamos flexibles con los plazos
- Implementemos formalmente días de trabajo desde casa
Pero también, es importante que mantengamos la autonomía, aunque con ciertas reservas.
Lo primero que debemos hacer al administrar un equipo remoto es mantenerlos con sus responsabilidades individuales claras. Esto ayudará a garantizar que estén completando sus tareas a tiempo. Es posible que tengamos la tentación de dar al equipo remoto más autonomía, pero esto puede resultar en un entorno de trabajo improductivo. Para evitar esto, aseguremos de que nuestros equipos sepan lo que se espera de ellos en todo momento y mantengámonos al tanto de su progreso.
Comuniquémonos regularmente con los miembros del equipo remoto. Una forma de hacerlo es a través de actualizaciones semanales sobre su progreso. Esto le permitirá ver si algo está mal desde el principio y tomar medidas para solucionarlo antes de que se convierta en un problema más grave.
Si deseamos que los miembros de su equipo remoto se sientan como si fueran parte de la empresa, es importante que interactúen regularmente con el personal de la oficina, así como con otras personas remotas. Cuando sea posible, programemos reuniones para que los diferentes equipos puedan reunirse cara a cara al menos una vez al mes. Esto les ayudará a sentir que están trabajando para la empresa y reducirá los sentimientos de aislamiento que algunas personas experimentan debido al trabajo remoto.
Hay que fomentar la colaboración a través de sesiones de trabajo y reuniones…
Es menos probable que los equipos remotos colaboren. Si deseamos fomentar un entorno de colaboración, debemos hacerlo activamente. Una forma es a través de sesiones de trabajo y reuniones. Pongamos al equipo remoto en un solo lugar programando una sesión de trabajo o reunión y luego busquemos oportunidades cara a cara para discutir temas que sean necesarios de forma presencial.
En resumen…
Teniendo en cuenta de que el trabajo remoto se ha convertido en una opción muy común para muchas empresas, puede ser difícil administrar equipos que no están en el mismo espacio físico. Lo que he comprobado con empresas que ya lo han adoptado como parte de su rutina, puedo mencionar lo siguiente como lo más conveniente del trabajo a distancia para ayudarnos a construir un equipo remoto colaborativo.
1. Tratemos a los empleados como individuos.
2. Creemos un ambiente de trabajo colaborativo.
3. Fomentemos una buena comunicación.
4. Mantengamos a los empleados con sus propias responsabilidades.
5. Fomentemos la colaboración con sesiones virtuales o presenciales y reuniéndonos con el equipo.
6. Proporcionemos un liderazgo fuerte y estemos abiertos a los comentarios del equipo.
7. Proporcionemos las herramientas que necesitan para tener éxito, incluida una conexión con la cultura de la empresa, una forma de mantenerse en contacto con los compañeros de trabajo y la capacidad de mantenerse al tanto de los asuntos de la empresa, incluso cuando no pueden estar físicamente allí.
8. Animemos a las personas a crear sus propias rutinas y establecer límites en torno a dónde trabajan mejor.
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